Zmieniające się przepisy podatkowe sprawiają, że coraz więcej firm we Wrocławiu musi podejmować decyzje nie tylko operacyjne, lecz także strategiczne. W ostatnich latach szczególnie zauważalne są modyfikacje dotyczące rozliczeń dla przedsiębiorców oraz przygotowania do obowiązkowego e-fakturowania, które zaczną obowiązywać w 2026 roku. Dla właścicieli firm oznacza to konieczność regularnego monitorowania regulacji, dostosowywania procesów i rozumienia ich konsekwencji finansowych. Wyjaśniamy, jakie zmiany są najistotniejsze z perspektywy jednoosobowych działalności oraz spółek, z jakimi trudnościami najczęściej mierzą się lokalni przedsiębiorcy oraz jak ocenić, kiedy wystarczy wsparcie księgowej, a kiedy warto rozważyć analizę doradcy podatkowego.

Jak ostatnie zmiany podatkowe wpływają na firmy we Wrocławiu

Ostatnie aktualizacje przepisów dotyczą w największym stopniu przedsiębiorców rozliczających się w formie jednoosobowej działalności oraz spółek działających na terenie całej Polski, w tym we Wrocławiu. Właściciele firm muszą brać pod uwagę nie tylko koszty bieżącej działalności, lecz także sposób, w jaki zmiany w prawie wpływają na planowanie wynagrodzeń, proces księgowy i wybór formy rozliczeń.

Najważniejsze obszary zmian dla przedsiębiorców

Najbardziej zauważalne modyfikacje dotyczą zasad ustalania wysokości składki zdrowotnej oraz przygotowań do obowiązkowego e-fakturowania (KSeF).
Od 2025 r. przedsiębiorcy obliczają składkę zdrowotną według nowych zasad, opartych o 75% minimalnego wynagrodzenia, co upraszcza sposób ustalania obciążeń. Jednocześnie eliminacja kosztów ze sprzedaży środków trwałych z podstawy składki ogranicza ryzyko skokowego wzrostu zobowiązań przy sprzedaży majątku firmowego.

Z kolei obowiązek korzystania z KSeF, który zacznie obowiązywać w 2026 r., wymaga od przedsiębiorców przygotowania odpowiedniego obiegu dokumentów. Dotyczy to zarówno mikrofirm, jak i większych podmiotów prowadzących rozbudowaną księgowość. Najwięcej prac pojawia się w firmach, które przetwarzają faktury zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej oraz współpracują z wieloma kontrahentami.

Zmiany a skala działalności

Wpływ nowych regulacji zależy od wielkości firmy oraz sposobu prowadzenia rozliczeń.
Dla jednoosobowych działalności gospodarczych najczęściej pojawiają się pytania o wpływ składki zdrowotnej na przewidywane koszty oraz o to, czy nadal opłaca się prowadzić rozliczenia na skali, liniówce lub ryczałcie. W wielu przypadkach właściciele firm analizują nie tylko bieżące obciążenia, lecz także ich zmienność w kolejnych latach.

W spółkach większe znaczenie ma przygotowanie procesów i komunikacji pomiędzy działami. Automatyzacja obiegu dokumentów oraz integracja systemów z KSeF staje się niezbędna, aby uniknąć przestojów i przeciążeń administracyjnych. Firma, która zdecyduje się na dopracowanie procedur z wyprzedzeniem, ogranicza ryzyko błędów podczas wystawiania i otrzymywania faktur, co ma wpływ na płynność finansową i spokój operacyjny.

Kto najbardziej odczuwa zmiany podatkowe we Wrocławiu

Konsekwencje nowych regulacji są szczególnie widoczne wśród przedsiębiorców, którzy prowadzą rozliczenia samodzielnie i nie mają wewnętrznych zasobów administracyjnych. Od 2025 r. na właścicieli firm wpływają przede wszystkim zmienione zasady naliczania składki zdrowotnej, oparte na minimalnej podstawie ustalonej na poziomie 75% minimalnego wynagrodzenia. Dodatkowo w 2026 r. przedsiębiorcy muszą przygotować procesy związane z obowiązkowym korzystaniem z systemu e-faktur (KSeF).

Zmiany te wymagają uporządkowania podstawowych czynności księgowych oraz większej dyscypliny w obiegu dokumentów. Przedsiębiorcy, którzy odpowiednio wcześniej uporządkują swoje procesy, mogą ograniczyć liczbę błędów oraz usprawnić komunikację z biurem księgowym.

Jednoosobowe działalności

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, jeden z najważniejszych tematów dotyczy kosztów związanych ze składką zdrowotną. Minimalna miesięczna składka dla przedsiębiorcy obowiązująca od lutego 2025 r. wynika z 75% minimalnego wynagrodzenia i wynosi obecnie 314,96 zł. Dzięki stałej podstawie jej naliczania przedsiębiorcy mogą lepiej planować obciążenia, co wpływa na stabilność prowadzenia działalności.

Drugim obszarem wymagającym uwagi jest przygotowanie się do stosowania KSeF. Choć obowiązek zacznie obowiązywać dopiero w 2026 r., już w 2025 r. wielu przedsiębiorców decyduje się na uporządkowanie sposobu wystawiania i gromadzenia faktur, aby ograniczyć ryzyko błędów i zapewnić płynne przejście na system elektroniczny.

Spółki

W spółkach nacisk przesuwa się z kosztów na organizację pracy. Wdrożenie KSeF wymaga ustalenia sposobu przekazywania dokumentów między osobami wystawiającymi faktury oraz księgowością. Kluczowe jest zapewnienie zgodności systemów finansowych z funkcjonalnościami KSeF i przeszkolenie osób odpowiedzialnych za dokumenty sprzedażowe i zakupowe.

W spółkach szczególnie istotne jest wyznaczenie odpowiedzialnych osób oraz stworzenie procedur obiegu dokumentów. Dzięki temu można uniknąć opóźnień w rozliczeniach, zmniejszyć ryzyko błędnych zapisów i usprawnić procesy związane z raportowaniem podatkowym.

Nowe zadania przedsiębiorców wynikające ze zmian

Wprowadzenie minimalnej podstawy składki zdrowotnej od 2025 roku oraz zapowiedź obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku sprawiają, że przedsiębiorcy powinni zwrócić większą uwagę na organizację obiegu dokumentów i sposób monitorowania rozliczeń. Choć nowe obowiązki nie są jeszcze równomiernie odczuwalne we wszystkich firmach, wczesne przygotowanie pomaga zmniejszyć ryzyko problemów po wejściu pełnych regulacji.

Regularne przekazywanie dokumentów

Firmy, które przekazują dokumenty sprzedażowe i zakupowe na bieżąco, mogą szybciej reagować na zmiany w obciążeniach. Ma to znaczenie zwłaszcza przy składce zdrowotnej, której minimalna podstawa od 2025 roku wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia. W praktyce oznacza to, że nawet przy niższych dochodach konieczne jest zabezpieczenie środków na opłacenie świadczenia.

Korzyści wynikające z regularnego przekazywania dokumentów:

• mniej korekt w późniejszych okresach,

• szybsza identyfikacja błędów,

• wyższa przewidywalność rozliczeń.

Takie podejście może ułatwić planowanie finansowe, szczególnie w działalnościach o zmiennych przychodach.

Porządkowanie obiegu faktur

KSeF stanie się obowiązkowy w obrocie B2B w 2026 roku – od 1 lutego dla firm o obrotach powyżej 200 mln zł i od 1 kwietnia dla pozostałych podmiotów. Choć obowiązek nie dotyczy jeszcze 2025 roku, warto już teraz uporządkować procesy związane z dokumentami, ponieważ po wdrożeniu systemu e-faktur wymiana informacji z księgowością będzie bardziej sformalizowana.

W praktyce warto:

• korzystać z jednego kanału przekazywania dokumentów (np. stały adres e-mail),

• uzgodnić wewnętrzny harmonogram przekazywania faktur,

• ustalić osobę odpowiedzialną za kontakt z księgowością.

Dla firm, które do tej pory działały w oparciu o dokumenty papierowe lub przekazywane nieregularnie, wczesne wdrożenie uporządkowanego obiegu zmniejszy ryzyko opóźnień i ułatwi wejście do KSeF.

Weryfikacja danych kontrahentów

Prawidłowe dane na fakturach ograniczają ryzyko błędów w ewidencji, które w wielu przypadkach mogą wymagać korekt. Ma to znaczenie szczególnie w kontekście pracy systemów elektronicznych, które odczytują dane bezpośrednio z dokumentów i automatycznie przenoszą je do systemów księgowych.

Kluczowe dane do sprawdzenia:

• numer NIP,

• nazwa i adres,

• opis usług zgodny z zakresem prac.

Weryfikacja danych powinna odbywać się na etapie przyjmowania dokumentu, a nie dopiero podczas księgowania, ponieważ znacznie skraca to czas rozliczeń i ogranicza potrzebę korekt.

Stały kontakt z księgowością

Regularna komunikacja z księgowością lub doradcą podatkowym pomaga firmie szybciej reagować na zmiany w przepisach i podejmować decyzje, które mogą wpływać na obciążenia podatkowe. Dotyczy to zarówno bieżących kwestii operacyjnych, jak i planowania działań w perspektywie kolejnych miesięcy.

Przykładowe sytuacje, w których konsultacje są przydatne:

• zmiana w strukturze działalności,

• decyzja o inwestycji,

• planowanie budżetu i rezerw.

Takie podejście pozwala na wcześniejsze wychwycenie problemów, zanim pojawią się zaległości lub konieczność korygowania wcześniejszych rozliczeń.

Doradztwo podatkowe we Wrocławiu a zmieniające się przepisy – kiedy warto skorzystać

Wraz ze stopniowym wprowadzaniem KSeF oraz zmianami dotyczącymi składki zdrowotnej przedsiębiorcy coraz częściej stoją przed pytaniem, czy dotychczasowa obsługa księgowa wystarczy, czy warto dodatkowo skonsultować się z doradcą podatkowym. Tego typu współpraca jest szczególnie korzystna w sytuacjach, w których pojawia się konieczność analizy skutków podatkowych decyzji biznesowych, a nie tylko prowadzenia bieżących ewidencji.

Doradca podatkowy może pomóc ocenić, czy forma prowadzenia działalności jest najbardziej korzystna podatkowo, przeanalizować skutki potencjalnych zmian organizacyjnych lub wesprzeć w planowaniu finansowym na kolejne miesiące. Przydatność takiej współpracy rośnie również w firmach, które rozwijają sprzedaż zagraniczną albo planują zmiany własnościowe.

Na terenie Wrocławia działa doradca podatkowy Roman Kaniewski, który prowadzi kancelarię łączącą kompleksową obsługę podatkową i księgową. Tego typu wsparcie pozwala właścicielom firm uzyskać zarówno bieżącą obsługę rozliczeń, jak i dostęp do konsultacji dotyczących działań przyszłych. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą szybciej podejmować decyzje i ograniczać ryzyko finansowe.

W praktyce właściciele firm najczęściej korzystają z doradztwa podatkowego w następujących sytuacjach:

• zmiana formy prowadzenia działalności lub jej restrukturyzacja,

• analiza skutków podatkowych dużych inwestycji,

• przygotowanie do kontroli podatkowej,

• planowanie sukcesji w firmie,

• rozliczenia międzynarodowe.

Współpraca z doradcą podatkowym daje możliwość przygotowania się do nowych obowiązków, zanim zaczną obowiązywać, a nie dopiero wtedy, gdy pojawią się problemy. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują przewagę oraz większą kontrolę nad sytuacją podatkową swojej firmy.

Przykłady praktycznych sytuacji w firmach

Zmiany dotyczące minimalnej podstawy składki zdrowotnej od 2025 roku oraz obowiązkowego wdrożenia KSeF od 2026 roku wpływają na sposób działania wielu firm. Poniżej przedstawiono sytuacje, w których przedsiębiorcy mogą odczuć te regulacje w codziennej działalności.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

W przypadku JDG rozliczanych na skali podatkowej, podatku liniowym lub ryczałcie znaczenie ma przede wszystkim minimalna podstawa składki zdrowotnej. Od 2025 roku nie może być ona niższa niż 75% minimalnego wynagrodzenia. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli dochody przedsiębiorcy są niskie, wysokość składki i tak pozostaje stała.

Taka sytuacja jest istotna dla osób o sezonowym lub nieregularnym dochodzie, ponieważ wymaga stabilnego planowania środków na zobowiązania publiczne niezależnie od wyników biznesowych. Może to wpływać na płynność finansową lub konieczność tworzenia rezerw.

Rozwijająca się spółka

Spółki z o.o. przygotowujące się do obowiązku korzystania z KSeF muszą zadbać o porządek w obiegu dokumentów — dotyczy to m.in. podziału odpowiedzialności, wdrożenia systemów elektronicznych oraz ustalenia procedur przekazywania faktur do księgowości.

W firmach zatrudniających kilka lub kilkanaście osób ryzyko zagubienia dokumentów rośnie, jeśli nie ustali się jednego kanału rejestrowania i przekazywania faktur. Wprowadzenie uporządkowanych procedur pozwala uniknąć opóźnień w księgowaniu i zmniejsza liczbę korekt.

Działalność łącząca kilka źródeł przychodu

Firmy prowadzące różne formy działalności — np. usługi i sprzedaż — powinny dbać o jednolite zasady fakturowania i dokumentowania transakcji. Większa liczba kontrahentów i dokumentów zwiększa znaczenie poprawności danych na fakturach, ponieważ każdy błąd może skutkować koniecznością korekt i opóźnieniami.

Przejrzysty obieg dokumentów ma znaczenie szczególnie wtedy, gdy firma korzysta z zewnętrznych usług księgowych. Niekompletne informacje lub opóźnienia w ich przekazywaniu utrudniają rozliczenia oraz planowanie budżetu.

Uporządkowane archiwum dokumentów

W firmach, w których dokumenty sprzedażowe i zakupowe są gromadzone nieregularnie lub w różnych miejscach (poczta, komunikatory, papier), przygotowanie się do KSeF może wymagać dodatkowej pracy organizacyjnej. Wdrożenie jednego sposobu przekazywania danych ułatwia późniejszą integrację z systemem e-faktur.

Jak przygotować firmę na nadchodzące zmiany

Zmiany dotyczące minimalnej podstawy składki zdrowotnej oraz obowiązkowego KSeF w 2026 roku oznaczają, że przedsiębiorcy powinni uporządkować procesy księgowe i zadbać o większą przewidywalność rozliczeń. Przygotowania nie muszą być skomplikowane — wiele działań można wdrożyć stopniowo, w oparciu o istniejące procedury.

Uporządkowanie dokumentów i danych

Pierwszym krokiem jest konsekwentny sposób zbierania i opisywania dokumentów księgowych. Dokumenty, które trafiają do księgowości regularnie oraz w jednej, ustalonej formie, pozwalają szybciej ocenić sytuację podatkową i zmniejszają ryzyko opóźnień po wejściu KSeF.

W praktyce warto zadbać o:

• jeden kanał przekazywania faktur (np. stały adres e-mail),

• ustalony termin dostarczania dokumentów,

• opis transakcji zgodny z jej rzeczywistym charakterem,

• identyfikację kontrahenta przed przyjęciem faktury.

Takie działania ułatwiają późniejszą digitalizację i zapewniają, że dane trafiają do systemów poprawnie.

Podział obowiązków

W firmach, w których dokumenty przetwarzane są przez różne osoby, warto jasno określić role. Określenie, kto odpowiada za przekazywanie faktur, weryfikację danych kontrahentów czy kontakt z księgowością, ułatwia codzienną pracę oraz ogranicza ryzyko, że istotne informacje pozostaną nieprzekazane.

Przydatne rozwiązania:

• wskazanie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie faktur,

• przypisanie obowiązków w przypadku nieobecności pracownika,

• stały punkt kontaktu z księgowością lub doradcą podatkowym.

Nawet w małych firmach uporządkowanie ról przyspiesza obieg informacji i ułatwia rozliczenia.

Bieżące monitorowanie rozliczeń

Regularna analiza rozliczeń ułatwia planowanie kosztów prowadzenia działalności, zwłaszcza że minimalna podstawa składki zdrowotnej obowiązuje niezależnie od uzyskiwanych dochodów. Przedsiębiorcy, którzy przechowują dokumenty na bieżąco i analizują wyniki finansowe, mogą szybciej reagować na zmiany w obciążeniach.

Monitorowanie może obejmować:

• comiesięczne przekazywanie dokumentów,

• przegląd zobowiązań publicznych,

• analizę prognozy podatkowej na kolejne miesiące.

Takie podejście sprzyja stabilności finansowej oraz ogranicza ryzyko dopłat podatków przy rozliczeniu rocznym.

Współpraca z księgowością i doradcą

Konsultacje prowadzone z wyprzedzeniem mogą pomóc w ocenie, czy obecna forma prowadzenia działalności jest korzystna i czy firma jest przygotowana na zmiany organizacyjne związane z KSeF. Współpraca z osobami, które stale monitorują sytuację podatkową, pozwala ograniczyć ryzyko błędów i podejmować decyzje w odpowiednim momencie.

Korzyści wynikające ze współpracy:

• możliwość konsultacji przed podjęciem decyzji finansowych,

• aktualna informacja o skutkach wprowadzanych zmian,

• wsparcie w uporządkowaniu procesów.

Dzięki temu firma może skupić się na działaniach operacyjnych, zamiast na ciągłym śledzeniu zmian przepisów.